Para poder definir cómo será la distribución de los distintos espacios de trabajo en nuestras oficinas es necesario tener claro cómo es el flujo de su actividad, cuál es la necesidad de cada departamento y con qué frecuencia será ocupados estos espacios, de esta manera podremos conseguir optimizar al máximo nuestros recursos, hacerlos más funcionales y aportar todo lo necesario para su buen funcionamiento, favoreciendo el bienestar en el trabajo.
El flujo de actividad nos ayudará a ubicar cada departamento o sala favoreciendo su acercamiento cuando sus funciones sean colaborativas o estén claramente relacionadas como por ejemplo administración y contabilidad, o prevaleciendo una ubicación más aislada cuando se requiera concentración o privacidad como podría ser la recepción o sala de juntas.
El espacio físico destinado a cada área o departamento irá acorde con su necesidad operativa, aunque también se pueden establecer zonas comunes polivalentes que serán utilizadas por distintos departamentos como pueden ser la sala de archivo, cafeterías o pequeñas zonas de sociabilización. También será importante considerar la frecuencia con qué serán utilizados, evitando destinar grandes espacios a zonas que tendrán un uso poco frecuente.
La decoración de estos espacios ha de realizarse siguiendo un criterio claro. Un elemento decorativo espectacular puede ser muy llamativo, pero de nada sirve si no va acorde a nuestra línea de decoración y sencillamente no aporta nada de lo que queremos trasmitir a nuestros clientes con nuestra imagen marca. Es importante que los elementos decorativos aporten el carácter de nuestra empresa o estén estrechamente relacionados con nuestra actividad.
Pero… ¿Qué espacios son necesario dividir?
No hay criterios incuestionables que determinen si un espacio debe o no ser aislado, pero es muy posible que el desarrollo de nuestra actividad requiera disponer de zonas de trabajo donde es necesario mantener una privacidad completa. La atención personalizada en un gabinete de abogados o una clínica sanitaria así lo exige, no solo por favorecer la privacidad del nuestro cliente, sino para poder garantizar una confidencialidad total.
En otras ocasiones puede ser necesario aislar determinadas zonas en nuestras oficinas, simplemente por motivos legales, de seguridad o para proteger nuestro secreto profesional, necesitando estas separaciones cumplir unos requisitos específicos.
Consejos para dividir los espacios en tu oficina
La división de estos espacios se puede conseguir de muchas maneras, siempre que su finalidad no requiera de medidas concretas. Un departamento de marketing se puede diferenciar del de contabilidad simplemente ampliando su distanciamiento, utilizando vegetación de interior, mobiliario de oficina de almacenaje, biombos de separación acústicos o mediante un tabique móvil.
Son muchas las posibilidades por lo que nuevamente habría que valorar cuál va a ser su uso, con qué frecuencia necesitaremos esta división y que funcionalidad necesitamos. La respuesta a estas cuestiones nos conducirá a determinar si el elemento de división a de ser fijo, móvil, acústico, opaco o meramente decorativo.
En cualquier caso siempre es aconsejable dejarse asesorar por profesionales del sector del mobiliario de oficina, decoradores, arquitectos, … Profesionales cualificados.
