En los anteriores post de blog hemos podido aprender como planificar el archivo en tu oficina por tres procesos; primero por sistemas de almacenaje, segundo acabado y material y por último planificación y disposición.
3º Planificación y disposición
La disposición del mobiliario de oficina destinado al archivo documental es determinante en el día a día de nuestra oficina. Evidentemente estará condicionado por el espacio de que dispongamos, pero eso no impide hacer una planificación eficiente.
Consideramos que se puede distribuir en tres secciones en función de su uso:
- Archivo diario: Esta sección es la que más actividad recoge y será conveniente utilizar elementos de archivo funcionales, de uso cómodo e intuitivo y resistente. Deben permitir un acceso rápido y con una visión completa además de permitir una ordenación clara. Podremos optar por estantes fijos o regulables y por bandeja para carpetas colgantes con extracción total.
- Archivo anual: Aquí valoraremos su capacidad de almacenaje sin olvidar que deben ser también archivos que faciliten una visión general de nuestra documentación, facilite la división por grupos para su correcta ordenación. El uso de estantes regulables es el más recomendado.
- Archivo definitivo: El cumplimiento de las distintas normativas nos exige disponer de espacios específicos para el archivo documental definitivo lo que requiere destinar un espacio en nuestras instalaciones de uso poco frecuente pero necesario. Para esta sección quizás podremos utilizar armarios de gran capacidad metálicos y con puertas para evitar polvo y deterioro. Para espacios secos también podremos utilizar estanterías abiertas.
Teniendo en cuenta estos aspectos podremos conseguir gestionar nuestro archivo de forma eficiente y ordenada, lo que sin duda reducirá el tiempo empleado en su gestión proporcionando ventajas tanto económicas como funcionales. Recurrir a profesionales dedicados a la implantación integral de oficinas siempre será de gran ayuda ya que aportarán nuevas ideas y soluciones.
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